Procedimento Operacional Padrão (POP)
Gestão de Conflitos de Interesses – Grupo Simoldes
1. Introdução e Objetivos
O Grupo Simoldes, reconhecido como o maior fabricante de moldes da Europa, pauta a sua atuação pelos mais elevados padrões éticos e de integridade.
Neste contexto, o presente Procedimento Operacional Padrão estabelece as diretrizes e procedimentos necessários para uma adequada gestão de conflitos de interesses em todas as nossas operações.
A nossa reputação e sucesso, construídos ao longo de meio século de existência, dependem fundamentalmente da capacidade de mantermos a imparcialidade e transparência nas nossas decisões, visando este procedimento assegurar que todas as ações e decisões tomadas no âmbito do Grupo sejam orientadas exclusivamente pelo interesse coletivo e pelas práticas justas de negócio.
2. Definições e Conceitos
No contexto das nossas operações, consideramos conflito de interesses qualquer situação em que interesses particulares de um colaborador possam interferir com a sua capacidade de atuar no melhor interesse do Grupo Simoldes.
É fundamental que todos os colaboradores compreendam que os conflitos podem manifestar-se de diferentes formas:
– Conflitos reais: um conflito real ocorre quando já existe uma situação concreta de contraposição entre os interesses privados e os deveres profissionais. Por exemplo, quando um colaborador participa de uma decisão de contratação envolvendo uma empresa da sua família.
– Conflitos potenciais: um conflito potencial manifesta-se quando existe a possibilidade futura de uma situação conflituosa. Um exemplo seria um colaborador que está prestes a assumir uma posição em que terá autoridade sobre um familiar.
– Conflitos aparentes: um conflito aparente surge quando uma situação pode parecer, aos olhos de terceiros, comprometer a imparcialidade do colaborador, mesmo que efetivamente não comprometa. Esta situação é igualmente importante, pois pode afetar a confiança na integridade dos nossos processos.
3. Âmbito de Aplicação
A gestão de conflitos de interesses é uma responsabilidade partilhada por todos aqueles que integram ou se relacionam com o Grupo Simoldes.
Este procedimento aplica-se, portanto, não apenas aos nossos colaboradores em todos os níveis hierárquicos, mas também aos membros da Administração, prestadores de serviços, fornecedores e quaisquer terceiros que mantenham relações com qualquer uma das empresas do Grupo.
4. Estrutura de Responsabilidades
O Gabinete de Conformidade do Grupo Simoldes assume o papel central na gestão de conflitos de interesses.
Sob a liderança atual de Paulo Fonseca, e contando com uma equipa dedicada ao tratamento de denúncias, o Gabinete é responsável pela implementação, monitorazação e atualização deste procedimento.
Na sua atuação, o Gabinete de Conformidade trabalha de forma próxima com a equipa de Proteção de Dados, liderada por Manuel Melo, e com a área de Recursos Humanos, sob responsabilidade de Miguel Correia, garantindo uma abordagem integrada na gestão de questões éticas e de conformidade.
Os gestores desempenham papel fundamental neste processo, sendo responsáveis por disseminar e garantir a aplicação deste procedimento nas suas respetivas áreas, devendo estar atentos a potenciais situações de conflito e orientar as suas equipas adequadamente.
5. Procedimentos Preventivos
A prevenção de conflitos de interesses no Grupo Simoldes baseia-se num processo contínuo de transparência e comunicação.
Todo colaborador deve informar proativamente o seu superior hierárquico sobre quaisquer atividades que possam afetar os interesses da empresa.
Ao ingressar numa das empresas do Grupo, cada colaborador preenche uma declaração formal, identificando potenciais situações de conflito. Esta declaração é atualizada anualmente ou sempre que surgir uma nova situação relevante.
É expressamente vedado aos nossos colaboradores investir em fornecedores ou suas subsidiárias, aceitar gratificações ou presentes de clientes e fornecedores, bem como utilizar informações confidenciais para benefício próprio.
Quando contemplado com uma oferta, o colaborador deve recusá-la educadamente ou devolvê-la prontamente, informando seu superior hierárquico sobre a situação.
6. Sistema de Comunicação e Denúncias
O Grupo Simoldes disponibiliza múltiplos canais para o reporte de situações que possam configurar conflitos de interesses.
Os colaboradores podem comunicar as suas preocupações através do seu superior hierárquico, diretamente ao Gabinete de Conformidade pelo e-mail compliance@simoldes.com, ou através de nossa Plataforma de Proteção de Denunciantes.
Garantimos total confidencialidade no tratamento das informações e proteção contra qualquer forma de retaliação aos denunciantes. As denúncias podem ser realizadas de forma anônima, se assim preferir o denunciante.
7. Processo de Análise e Gestão
Ao receber uma comunicação sobre potencial conflito de interesses, o Gabinete de Conformidade conduz uma análise detalhada da situação, considerando o seu impacto na imparcialidade das decisões empresariais, os riscos reputacionais envolvidos e os potenciais prejuízos aos interesses do Grupo.
Com base nesta análise, são estabelecidas as medidas mitigatórias apropriadas, que podem incluir o afastamento do colaborador de determinados processos decisórios, realocação de funções ou implementação de controlos adicionais específicos.
8. Consequências e Medidas Disciplinares
O incumprimento das diretrizes estabelecidas neste procedimento é considerado falta grave e pode resultar em medidas disciplinares, incluindo a possibilidade de rescisão contratual, estando sempre garantido o devido processo legal e os direitos de defesa do colaborador.
9. Gestão Documental
Toda a documentação relacionada à gestão de conflitos de interesses é mantida sob responsabilidade do Gabinete de Conformidade pelo prazo mínimo de 5 anos, observando rigorosos critérios de confidencialidade e as disposições da legislação de proteção de dados pessoais.
10. Integração com Políticas do Grupo
Este procedimento integra um conjunto mais amplo de políticas e diretrizes do Grupo Simoldes, devendo ser interpretado em consonância com nosso Código de Ética e de Conduta, o Procedimento Operacional Padrão de Acumulação de Funções, a Política de Proteção de Dados e Privacidade, o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e a Política de Compras.
11. Formação Técnica em Gestão de Conflitos de Interesses
Como parte do compromisso do Grupo Simoldes com a excelência em conformidade e desenvolvimento profissional contínuo, disponibilizamos a partir de janeiro de 2025 um Módulo de Formação Técnica específico sobre Gestão de Conflitos de Interesses.
O módulo formativo estará acessível através da Plataforma de Formação de Conformidade do Grupo e abordará, de forma prática e interativa, os seguintes tópicos:
- Identificação e categorização de conflitos de interesses;
- Estudo de casos práticos baseados na realidade do Grupo;
- Procedimentos de comunicação e gestão de conflitos;
- Medidas preventivas e de mitigação;
- Responsabilidades específicas por nível hierárquico;
- Consequências do incumprimento e melhores práticas de gestão.
A conclusão deste módulo formativo será obrigatória para todos os colaboradores em posições de gestão e recomendada para os demais colaboradores do Grupo. O certificado de conclusão será integrado ao registo profissional do colaborador e considerado nas avaliações de desempenho e processos de desenvolvimento de carreira.
12. Documentação Complementar
Para assegurar a implementação efetiva deste Procedimento Operacional Padrão, o Gabinete de Conformidade do Grupo Simoldes vai disponibilizar, na Plataforma de Conformidade do Grupo, os seguintes modelos de documentos complementares:
12.1 Formulários e Declarações
- MOD-CI-001: Declaração Inicial de Conflitos de Interesses;
- MOD-CI-002: Declaração Anual de Atualização de Conflitos;
- MOD-CI-003: Comunicação de Novo Conflito de Interesses;
- MOD-CI-004: Formulário de Análise de Potencial Conflito.
12.2 Documentos de Gestão
- MOD-CI-005: Matriz de Avaliação de Conflitos de Interesses;
- MOD-CI-006: Plano de Mitigação de Conflitos;
- MOD-CI-007: Relatório de Monitorização de Medidas de Mitigaçãoo;
- MOD-CI-008: Ata de Reunião do Comité de Análise de Conflitos;
- MOD-CI-009: Parecer Técnico sobre Conflitos de Interesses.
12.3 Documentos de Controlo
- MOD-CI-010: Registo de Consultas ao Gabinete de Conformidade;
- MOD-CI-011: Relatório de Investigação de Denúncias;
- MOD-CI-012: Termo de Aplicação de Medidas Disciplinares;
- MOD-CI-013: Registo de Formação em Gestão de Conflitos;
- MOD-CI-014: Checklist de Verificação de Conformidade.
Todos os documentos estão disponíveis em formato editável e devem ser utilizados nas suas versões mais recentes, conforme disponibilizadas na Plataforma de Conformidade. O Gabinete de Conformidade é responsável pela atualização periódica destes modelos, garantindo a sua adequação às necessidades do Grupo e às melhores práticas.
A utilização destes modelos é obrigatória para todos os processos relacionados com a gestão de conflitos de interesses no Grupo Simoldes, assegurando a padronização e a efetividade dos controlos estabelecidos neste POP.
13. Disposições Finais
O presente procedimento entra em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho de Administração da Simoldes Tools, estando prevista sua revisão a cada dois anos ou sempre que necessário.
Os casos omissos serão analisados e decididos pelo Gabinete de Conformidade.
14. Controlo de Versões
O presente procedimento tem o seguinte Controlo de Versões:
-Versão: 1.0;
-Data de Aprovação: [DATA];
-Próxima Revisão: [DATA + 2 anos].
